Dokumen, data & tanggung jawab
Barang tidak bisa bergerak tanpa dokumen yang benar. Halaman ini memetakan 33 dokumen dari hulu ke hilir, pembagian biaya dan risiko menurut Incoterms 2020, serta pesan data elektronik di baliknya.
Katalog dokumen
Setiap kartu menjelaskan fungsi dokumen, penerbitnya, isi utamanya, dan tahap tempat dokumen itu dipakai. Gunakan pencarian atau saring berdasarkan zona dan kategori.
Zona
Kategori
Menampilkan 33 dari 33 dokumen
Pesanan pembelian
Dasar transaksi yang memicu seluruh rantai. Penjual menyiapkan barang dan pengiriman berdasarkan PO.
Isi utama
Faktur proforma
Penawaran atau konfirmasi harga sebelum pengiriman. Sering dipakai untuk membuka L/C atau membayar uang muka.
Isi utama
Surat kredit berdokumen
Jaminan pembayaran dari bank. Bank membayar penjual hanya bila dokumen pengiriman sesuai persis dengan syarat L/C.
Isi utama
Konfirmasi pemesanan ruang kapal
Bukti ruang di kapal sudah dipesan, sekaligus acuan semua batas waktu pengiriman.
Isi utama
Faktur komersial
Tagihan resmi penjual kepada pembeli dan dasar penetapan nilai pabean untuk bea serta pajak.
Isi utama
Daftar kemasan
Rincian isi setiap koli. Dipakai gudang untuk penerimaan, pabean untuk pemeriksaan, dan penerima untuk pengecekan.
Isi utama
Delivery note
Bukti serah terima barang dari pengirim ke pengemudi, lalu dari pengemudi ke gudang. Ditandatangani di setiap perpindahan tangan.
Isi utama
Pemberitahuan pengiriman di muka
Pemberitahuan elektronik sebelum barang tiba agar gudang menyiapkan dock, tenaga, dan lokasi simpan.
Isi utama
Bukti penerimaan barang
Konfirmasi barang diterima setelah dicocokkan dan diinspeksi. Sejak GRN terbit, stok resmi menjadi tanggung jawab gudang.
Isi utama
Bukti serah terima kontainer
Catatan kondisi kontainer setiap keluar atau masuk depo dan terminal, untuk menentukan siapa menanggung kerusakan.
Isi utama
Laporan posisi stok
Gambaran stok real-time untuk pemilik barang: berapa, di mana, berapa lama, dan dalam status apa.
Isi utama
Perintah kerja pemeliharaan
Dasar setiap pekerjaan perawatan atau perbaikan aset, sekaligus riwayat untuk analisis keandalan.
Isi utama
Estimasi perbaikan kontainer
Rincian lingkup dan biaya perbaikan kontainer yang harus disetujui pemilik atau pelayaran sebelum dikerjakan.
Isi utama
Daftar ambil barang
Instruksi picking dengan urutan rute paling efisien, kini umumnya tampil di scanner, bukan kertas.
Isi utama
Rencana muat kontainer
Gambar dan urutan penempatan palet di dalam kontainer agar berat merata, aman, dan sesuai urutan bongkar.
Isi utama
Berat kotor kontainer terverifikasi
Kewajiban SOLAS sejak 2016. Kontainer tanpa VGM yang diserahkan sebelum batas waktu tidak boleh dimuat ke kapal.
Isi utama
Instruksi pengapalan
Data yang dipakai pelayaran untuk menerbitkan Bill of Lading. Kesalahan di SI berarti kesalahan di B/L.
Isi utama
Deklarasi ekspor Indonesia
Pemberitahuan resmi kepada Bea Cukai atas barang yang akan diekspor.
Isi utama
Persetujuan muat dari Bea Cukai
Izin agar barang ekspor boleh dimuat ke kapal setelah PEB diteliti.
Isi utama
Certificate of Origin
Bukti negara asal barang agar importir mendapat tarif preferensi sesuai perjanjian dagang.
Isi utama
Phytosanitary atau health certificate
Menyatakan komoditas tumbuhan, hewan, atau ikan bebas hama dan penyakit sesuai syarat negara tujuan.
Isi utama
Bukti perlakuan kemasan kayu
Membuktikan kemasan kayu atau komoditas sudah diberi perlakuan agar tidak membawa hama ke negara tujuan.
Isi utama
Deklarasi barang berbahaya
Wajib untuk barang berbahaya sesuai IMDG Code agar pelayaran dan terminal bisa menempatkan serta menanganinya dengan aman.
Isi utama
Konosemen
Punya tiga fungsi: tanda terima barang oleh pengangkut, bukti kontrak angkut, dan dokumen kepemilikan yang dapat dipindahtangankan bila diterbitkan atas order.
Isi utama
Daftar muatan kapal
Daftar seluruh kargo di kapal per pelabuhan, diserahkan ke otoritas pabean sebelum kapal tiba atau berangkat.
Isi utama
Insurance certificate
Bukti pertanggungan kargo selama perjalanan. Wajib disediakan penjual pada Incoterms CIF dan CIP.
Isi utama
Pemberitahuan kedatangan
Memberi tahu penerima bahwa kapal akan atau sudah tiba, beserta biaya lokal dan batas waktunya.
Isi utama
Di Indonesia: Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
Pemberitahuan resmi barang impor kepada pabean tujuan sebagai dasar pemeriksaan dan pungutan. Setiap negara memiliki format elektroniknya sendiri.
Isi utama
Izin keluar barang impor (contoh Indonesia)
Izin agar barang impor keluar dari kawasan pabean setelah urusan dokumen, pemeriksaan, dan pungutan selesai.
Isi utama
Perintah pelepasan kontainer
Perintah pelayaran kepada terminal untuk melepas kontainer kepada penerima yang sah.
Isi utama
Bukti serah terima
Bukti barang sudah diterima, sekaligus pemicu penagihan dan dasar penyelesaian sengketa.
Isi utama
Freight dan service invoice
Tagihan atas seluruh jasa logistik yang direkonsiliasi saat pengiriman ditutup.
Isi utama
Laporan kerusakan atau kekurangan
Dasar pengajuan ganti rugi kepada asuransi atau pengangkut bila barang rusak atau kurang.
Isi utama
Incoterms 2020
Pembagian biaya antara penjual dan pembeli untuk tujuh Incoterms yang paling sering dipakai. Pilih satu istilah untuk melihat titik pindah risikonya di alur 12 tahap.
Risiko berpindah
Di tempat tujuan yang disebut, di atas alat angkut dan siap dibongkar.
Penjual mengantar sampai tujuan, pembeli membongkar dan mengurus impor. Dipakai pada contoh rute di situs ini.
Di alur situs ini, risiko berpindah di tahap 11
| Kewajiban biaya | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pengemasan ekspor | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual |
| Muat di gudang penjual | Pembeli | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual |
| Angkutan ke pelabuhan atau tempat serah | Pembeli | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual |
| Kepabeanan ekspor | Pembeli | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual |
| Biaya terminal asal | Pembeli | Pembeli | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual |
| Muat ke kapal | Pembeli | Pembeli | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual |
| Ongkos angkut utama | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Penjual | Penjual | Penjual | Penjual |
| Asuransi kargo | Opsional | Opsional | Opsional | Opsional | Penjual | Opsional | Opsional |
| Biaya terminal tujuan | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Penjual | Penjual |
| Angkutan ke tempat tujuan | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Penjual | Penjual |
| Bongkar di tempat tujuan | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli |
| Kepabeanan, bea masuk, dan pajak impor | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Pembeli | Penjual |
Opsional berarti tidak diwajibkan Incoterms dan dinegosiasikan dalam kontrak. Pada CIF, penjual wajib membeli asuransi minimal ICC C. Pada DAP dan DDP, penjual menanggung risiko sampai tujuan sehingga umumnya ikut mengasuransikan.
Matriks ini ringkasan praktik umum. Rincian kewajiban tetap mengacu pada teks resmi Incoterms 2020 dan kontrak jual beli. Selalu tulis tempat yang disebut, misalnya FCA Gudang Jakarta Utara.
Data elektronik
Selain dokumen, para pihak bertukar pesan elektronik berstandar UN/EDIFACT. Pesan inilah yang membuat status kontainer bisa dilacak secara langsung dari gudang sampai pelabuhan tujuan.
| Kode | Isi pesan | Pengirim dan penerima | Kapan dikirim | Tahap |
|---|---|---|---|---|
| IFTMBF | Permintaan booking | ForwarderPelayaran | Saat ruang kapal dipesan | 01 Pemesanan |
| IFTMBC | Konfirmasi booking | PelayaranForwarder | Booking diterima atau berubah | 01 Pemesanan |
| DESADV | Advance shipping notice | PengirimGudang utama | Sebelum truk berangkat | 03 First Mile |
| VERMAS | Verified gross mass | PengirimPelayaran dan terminal | Sebelum cut-off VGM | 07 Stuffing |
| IFTMIN | Shipping instruction | ForwarderPelayaran | Sebelum cut-off dokumen | 07 Stuffing |
| CODECO | Laporan gate-in dan gate-out | Terminal atau depoPelayaran | Setiap kontainer keluar atau masuk gerbang | 08 Pelabuhan Muat |
| COPRAR | Daftar muat dan bongkar | PelayaranTerminal | Sebelum kapal sandar | 08 Pelabuhan Muat |
| BAPLIE | Bay plan kapal | Pelayaran atau terminalPelabuhan berikutnya | Setelah pemuatan selesai | 08 Pelabuhan Muat |
| COARRI | Laporan bongkar muat | TerminalPelayaran | Setelah kontainer dimuat atau dibongkar | 09 Pelayaran |
| IFTSTA | Status pengiriman | PengangkutForwarder dan pemilik barang | Di setiap tonggak perjalanan | 09 Pelayaran |
Masih bingung dengan istilahnya?
Glosarium memuat 97 istilah pergudangan, pelayaran, kepabeanan, dan pemeliharaan dalam bahasa yang mudah dipahami.