Lewati ke konten utama
Alur KargoHulu ke hilir
Hulu · Pengirim & first mileTahap 01 dari 12

Pemesanan & Perencanaan Pengiriman

Semua dimulai dari kesepakatan dan ruang kapal yang dipesan.

Pembeli menerbitkan pesanan, kedua pihak menyepakati Incoterms dan cara bayar, lalu forwarder memesan slot gudang, truk, dan ruang kapal. Keputusan di tahap ini menentukan biaya, risiko, dan jadwal seluruh perjalanan.

Durasi umum
1–14 hari sebelum barang siap
Lokasi
Kantor pengirim, forwarder, dan pelayaran
Pelaku utama
5 pihak terlibat

Masukan

  • Purchase order dari pembeli
  • Data barang: HS code, berat, dimensi, sifat khusus
  • Target tanggal tiba di tujuan

Keluaran

  • Booking confirmation dan jadwal kapal
  • Slot penerimaan di gudang utama
  • Rencana biaya dan pembagian tanggung jawab sesuai Incoterms

Langkah demi langkah

6 langkah kerja di tahap ini

Urutan kerja yang umum dipakai operator berpengalaman, lengkap dengan hal yang wajib diperiksa di setiap langkah.

  1. 01

    Terima dan verifikasi pesanan

    Penjual memeriksa purchase order: spesifikasi, jumlah, harga, jadwal, dan syarat pembayaran. Ketidaksesuaian diselesaikan sebelum produksi atau pengambilan stok dimulai.

    • Cocokkan HS code untuk mengetahui tarif bea dan aturan larangan atau pembatasan (lartas)
    • Pastikan negara tujuan tidak mensyaratkan izin khusus yang belum dimiliki
  2. 02

    Sepakati Incoterms dan pembayaran

    Incoterms 2020 menentukan siapa membayar ongkos dan menanggung risiko di setiap ruas perjalanan. Bersamaan dengan itu disepakati cara bayar: transfer di muka, letter of credit, atau open account.

    • Untuk kargo kontainer, ICC menyarankan FCA, CPT, atau CIP ketimbang FOB, CFR, atau CIF
    • Pada L/C, seluruh dokumen pengiriman nanti harus persis sesuai syarat bank
  3. 03

    Pilih moda dan rute

    Forwarder membandingkan opsi: FCL atau LCL, rute langsung atau transshipment, waktu tempuh, keandalan jadwal, dan tarif.

    • LCL hemat untuk volume kecil, FCL lebih cepat dan aman saat volume mendekati setengah kontainer atau lebih
    • Pertimbangkan musim puncak, hari libur, dan risiko roll-over
  4. 04

    Pesan ruang kapal (booking)

    Forwarder atau pengirim mengajukan booking ke pelayaran. Booking confirmation memuat nama kapal, nomor voyage, ETD, pelabuhan muat dan bongkar, serta seluruh batas waktu (cut-off).

    • Cut-off dokumen dan kontainer umumnya 1–3 hari sebelum ETD
    • Container release order diterbitkan untuk mengambil kontainer kosong di depo
  5. 05

    Jadwalkan gudang utama dan trucking

    Slot penerimaan di gudang utama dipesan sesuai tanggal barang siap, dan truk dijadwalkan untuk penjemputan first mile.

    • Gudang menerima perkiraan volume untuk menyiapkan dock, tenaga kerja, dan lokasi simpan
    • Kebutuhan khusus seperti suhu terkendali, B3, atau zona berikat dikonfirmasi sejak awal
  6. 06

    Atur asuransi dan rencana cadangan

    Nilai barang dan risiko rute dihitung. Asuransi kargo diatur oleh pihak yang menanggung risiko sesuai Incoterms yang disepakati.

    • Tetapkan rute dan jadwal cadangan bila terjadi kongesti atau perubahan jadwal kapal
    • Bagikan rencana ke semua pihak melalui satu control tower agar semua bekerja dengan data yang sama

Ukuran kinerja

KPI yang dipantau di tahap ini

Target berikut adalah acuan praktik baik. Angka aktual menyesuaikan kontrak, komoditas, dan rute.

  • Booking lead time

    7–14 hari

    Jarak booking ke ETD. Memberi ruang negosiasi tarif dan menghindari kapal penuh.

  • Akurasi data pesanan

    ≥ 99%

    Kesalahan HS code atau berat memicu koreksi dokumen dan denda di tahap berikutnya.

  • Booking sesuai permintaan

    ≥ 95%

    Booking yang terkonfirmasi pada kapal dan tanggal yang diminta.

  • Biaya logistik per unit

    Sesuai anggaran

    Total ongkos hingga tujuan dibagi jumlah unit, dipantau sejak tahap rencana.

Risiko & mitigasi

Apa yang bisa salah, dan cara mencegahnya

  • Risiko: Incoterms tidak jelas sehingga terjadi sengketa biaya

    Pencegahan: Tulis Incoterms lengkap dengan tempat yang disebut, misalnya FCA Gudang Cikarang, Incoterms 2020.

  • Risiko: Kapal penuh saat musim puncak

    Pencegahan: Booking lebih awal, kontrak alokasi ruang, dan siapkan opsi kapal alternatif.

  • Risiko: HS code salah sehingga bea dan izin keliru

    Pencegahan: Validasi klasifikasi bersama PPJK dan cek lartas di portal INSW sebelum produksi.

  • Risiko: Syarat L/C tidak mungkin dipenuhi

    Pencegahan: Tinjau draf L/C sebelum disetujui dan minta amandemen bila tanggal atau dokumen tidak realistis.

Titik serah terima

Booking confirmation dan jadwal disepakati semua pihak. Pekerjaan berpindah ke persiapan barang di lokasi pengirim.

Tips praktis

  • Gunakan satu nomor referensi pengiriman di semua dokumen agar mudah dilacak dari hulu ke hilir.
  • Catat semua cut-off di kalender bersama. Satu cut-off yang terlewat bisa menggeser jadwal satu minggu.